Starfsreglur stjórnar LH

Stjórn LH 2020-2022
Reglur um stjórnarfundi, hæfi og trúnað stjórnarmanna

1. Fundarstjórn

Formaður stjórnar fer að öllu jöfnu með fundarstjórn, en getur þó falið öðrum stjórnarmönnum það hlutverk. Ef formaður er fjarverandi tekur varaformaður við hlutverki hans. Fundarmenn biðja um orðið áður en þeir taka til máls. Fundarstjóri stýrir umræðunni þannig að hún fari ekki út fyrir efnið. Umræðum um hvern dagskrárlið ætti að ljúka með afgreiðslu málsins, ákvörðun um næstu skref í málinu eða skipan ábyrgðarmanns fyrir framhaldi þess.

2. Dagskrá stjórnarfundar
• Dagskrá skal að öllu jöfnu vera tilbúin tveimur dögum fyrir fund og send á stjórnarmenn með rafrænum hætti.
• Í upphafi fundar skal alla jafna ganga frá samþykkt fundargerðar síðasta fundar, þar á eftir koma mál til umræðu og afgreiðslu, síðasta mál á dagskrá skulu vera önnur mál.
• Sé máli frestað skal hlutast til um að það verði sett á dagskrá næsta fundar, nema til komi að lengri tíma þurfi til að vinna í viðkomandi máli.
• Mál sem stjórnarmenn óska eftir að tekin séu fyrir á stjórnarfundi skulu berast formanni, varaformanni og framkvæmdastjóra að lágmarki tveimur dögum fyrir fund. Önnur mál sem ekki þarfnast beint afgreiðslu berist til fundarstjóra í upphafi fundar.

3. Fundargerðir
Fundarritari er ábyrgur fyrir að fundargerð sé skráð í samræmi við umræður og ákvarðanir fundar. Tilgangur fundargerðar er að skrá niður kjarnann í umfjöllun og ákvörðunum um dagskrárefni, skjalfesta hvaða ákvarðanir eru teknar, hvaða verkefnum er deilt út og hverjir eru ábyrgðaraðilar þeirra verkefna.
Stjórnarmenn geta fengið frest í einn dag til að ganga frá bókun um einstaka dagskrárliði, hafi þeir óskað eftir henni á fundinum og ekki treyst sér til að ganga frá samtímis. Fundargerð skal send til stjórnarmanna innan tveggja daga frá fundi og stjórnarmenn hafa síðan tvo daga til að gera athugasemdir. Fundargerð skal samþykkt formlega á næsta fundi og er birt á vef eftir það.

4. Hæfisreglur
Sömu reglur um hæfi og trúnað gilda jafnt fyrir aðalmenn og varamenn í stjórn og nefndum LH og teljast þeir allir falla undir skilgreiningu um stjórnarmenn.
Stjórnarmenn skulu forðast hagsmunaárekstra í störfum sínum og ber þeim að tilkynna formanni stjórnar um hugsanlegt vanhæfi sitt, gagnvart einstökum málum sem tekin eru upp í stjórn.
Stjórnarmenn skulu ekki taka þátt í meðferð mála þar sem þeir eiga verulegra persónulegra hagsmuna að gæta eða félag sem þeir sitja í stjórn/varastjórn eða eru fyrirsvarsmenn fyrir. Sama gildir um þátttöku í meðferð mála sem tengjast aðilum sem teljast venslaðir þeim með öðrumhætti. Um mat á hæfi við afgreiðslu einstakra mála og málsmeðferð í því sambandi fer eftir hæfisreglum almennra stjórnsýslulaga.
Stjórnarmaður skal víkja af fundi þegar kemur að afgreiðslu mála sem hann brestur hæfi til að taka þátt í. Bóka skal um þessi atriði í fundargerðum. Varamaður tekur sæti ef til þess kemur.
Stjórnarmenn eða framkvæmdastjóri geta krafist þess að stjórnarmaður víki sæti telji þeir stjórnarmann vanhæfan til meðferðar máls. Verði ágreiningur um hæfi stjórnarmanns til meðferðar einstaks máls skal stjórnin taka ákvörðun þar um. Sá aðili sem talinn er vanhæfur skal ekki greiða atkvæði um hæfi sitt.

5. Trúnaður
Stjórnarmenn gæta þagnarskyldu um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna hagsmuna LH eða annarra hagsmuna, samkvæmt ákvæðum laga, fyrirmælum formanns eða eðli máls. Trúnaðurinn helst áfram eftir að stjórnarmenn láta af störfum.
Stjórnarmenn virða trúnað um ummæli einstakra fundarmanna á stjórnarfundum og öðrum fundum á vegum LH, sem og um innihald skjala eða annarra gagna, sem þeir fá aðgang að vegna starfa sinna og trúnaður skal vera um, nema að annað sé ákveðið.

Samþykkt á stjórnarfundi dags. 3. febrúar 2021.